På svenska

In English

TIETOSUOJASELOSTE ASIAKKAIDEN, POTENTIAALISTEN ASIAKKAIDEN JA SIDOSRYHMIEN EDUSTAJIEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

 

Päivitetty viimeksi 7.11.2022

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Otavan käsittelee sen asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, kuluttajien, sidosryhmien, tuotekehitykseen osallistuvien, Otavan tuotteita ja verkkosivuja käyttävien ja tapahtumiin osallistuvien henkilöiden henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016, ”tietosuoja-asetus”) mukaisesti.

Otavan digioppimateriaalin käyttäjä: katso lisätietoja digioppimateriaalien tietojenkäsittelystä ja rekisterinpitäjästä täältä.

 

Sisällys

1.  Rekisterinpitäjä

2. Määritelmät

3. Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi?

4. Mihin oikeusperusteisiin henkilötietojen käsittely perustuu?

5. Millaisia tietotyyppejä voimme käsitellä?

6. Mistä lähteistä voimme kerätä henkilötietojasi?

7. Teemmekö henkilötiedoillasi profilointia?

8. Kenelle voimme jakaa henkilötietojasi?

9. Siirrämmekö tietojasi Euroopan unionin ulkopuolelle?

10. Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?

11. Miten voit käyttää henkilötietoihisi liittyviä oikeuksiasi?

12. Onko sinun välttämätöntä antaa henkilötietojasi meille?

13. Minkä maan lainsäädäntöä henkilötietojesi käsittelyyn sovelletaan?

14. Miten teemme päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen?

15. Evästeet

 

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä toimii Kustannusosakeyhtiö Otava (y-tunnus 1564596–0) tai sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvat yhtiöt (myöhemmin ”Otava” tai ”me”). Otava on suomalainen ja Suomessa toimiva yhtiö.

Otava ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvat yhtiöt toimivat joissain tilanteissa yhteisrekisterinpitäjinä ja henkilötietoja voidaan tuolloin käsitellä konsernin sisällä yhtiörajojen yli. Lisätietoja Otava-konsernista saat osoitteesta www.otavakonserni.fi.

Palvelemme asiakkaitamme lähtökohtaisesti liiketoiminta-alueittain. Tämä tietosuojaseloste on ensisijaisesti tarkoitettu kirjaliiketoiminnan eli Kustannusosakeyhtiö Otavan ja Otavan Kirjapaino Oy:n asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden sekä sidosryhmien informoimiseen. Kustannusosakeyhtiö Otavan alle kuuluvat myös Nemo, Moreeni, Like, Karisto, Atena, F-kustannus, Otava Oppimisen palvelut, Finn Lectura sekä Cloubi.

Tavoitat kaikki Otava-konserniin kuuluvat rekisterinpitäjät seuraavien yhteystietojen kautta. Tiedustelusi tai pyyntösi käyttää oikeuksiasi ohjataan oikealle vastaanottajalle Otavan sisäisesti.

Osoite:              Uudenmaankatu 10, 00120 Helsinki

Puhelin:            (09) 15 661

Sähköposti:     tietosuoja@otava.fi

Otava saattaa lisäksi toimia yhteisrekisterinpitäjänä joidenkin palveluntarjoajien kanssa. Lisätietoja näistä tilanteista ja palveluntarjoajista löydät kohdasta Siirrämmekö tietojasi Euroopan unionin ulkopuolelle.

 

2. Määritelmät

Tässä tietosuojaselosteessa käytetyt määritelmät vastaavat tietosuoja-asetuksessa käytettyjä määritelmiä. Alla on annettu esimerkkejä siitä, mitä nämä määritelmät Otavan kontekstissa tarkoittavat. Tämän lisäksi alla on määritelty muita selosteessa käytettyjä termejä.

Asiakas on kattotermi kuvaamaan kaikkia Otavan asiakkaita. Tämä pitää sisällään kuluttajat sekä yritys- ja yhteisöasiakkaat.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan rekisteröityyn yhdistettyjä tai yhdistettävissä olevia tietoja, kuten esimerkiksi nimeä, osoitetta, sähköpostia, puhelinnumeroa ja asioimishistoriaa.

Oppilaalla ja opiskelijalla tarkoitetaan peruskoulun oppilaita tai toisen asteen, aikuiskoulutuksen tai itseopiskelijoita.

Potentiaalisilla asiakkailla tarkoitetaan sellaisia kuluttajia, yritysasiakkaiden tai sidosryhmien edustajia, joiden kanssa Otava pyrkii luomaan asiakassuhteen.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietoja Otava käsittelee toiminnassaan. Tällaisia henkilöitä ovat esimerkiksi kuluttaja-asiakkaat, yritysasiakkaiden ja sidosryhmien edustajat ja ne henkilöt, joiden tietoja käsitellään, kun tämä käyttää Otavan verkkosivuja.

Sidosryhmän edustajalla tarkoitetaan sellaisia yritysten ja muiden yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joiden kanssa Otavalla on yhteistyösuhde. Tällaisia ovat esimerkiksi palveluja Otavalle tuottavien yritysten ja muiden yhteisöjen edustajat sekä kirjailijat. Sidosryhmän edustajia voivat olla myös muut tahot, joilla on yhteys Otavaan, esimerkiksi median edustajat tiedottamistoiminnan osapuolina sekä yhteiskunnalliset päättäjät yhteiskuntasuhdetoimintaan liittyen.

Yritysasiakkailla tarkoitetaan yritys- ja yhteisöasiakkaiden edustajia, kuten esimerkiksi koulun opettajia ja yritysten yhteyshenkilöitä.

 

3. Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi?

Otava käsittelee henkilötietoja alla kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Otava voi käsitellä henkilötietojasi yhteen tai useampaan alla kuvattuun käyttötarkoitukseen samanaikaisesti, mikäli Otavalla on siihen oikeusperuste.

Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen ja asiakassuhteen hoito

Otava voi käyttää henkilötietojasi tuotteiden ja palvelujen tarjoamiseksi, mikäli sinä itse tai edustamasi yritys tai muu yhteisö on esimerkiksi ostanut tuotteen meiltä, käyttänyt digitaalisia palvelujamme, tilannut uutiskirjeemme, osallistunut markkinointiarpajaisiin tai -kilpailuihin, osallistunut koulutuksiimme tai muihin tapahtumiimme taikka osallistunut haastatteluihin, testeihin tai jatkotutkimuksiin. Otava voi käyttää henkilötietojasi suoraan kanssasi tai edustamasi yrityksen tai muun yhteisön kanssa muodostetun asiakas- tai sidosryhmäsuhteen hoitamiseksi, analysoimiseksi ja parantamiseksi.

Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen

Otava voi käyttää henkilötietojasi tuotteiden ja palveluidensa kehittämiseen, kuten esimerkiksi tuotteiden ja palveluiden sisällön sekä valikoiman kehittämiseen perustuen tietoon siitä, minkä ikäisiä asiakkaamme ovat ja mistä he ovat kiinnostuneita. Otava voi käsitellä henkilötietojasi liiketoiminnan edelleen kehittämiseen muun muassa antamiesi palautteiden, tutkimusvastausten, testaamiseen osallistumisen ja ostokäyttäytymisen perusteella.

Hankinta

Otava voi käyttää henkilötietojasi, jos sinä tai edustamasi yhtiö toimittaa Otavalle palveluita tai tuotteita.

Toimiminen Otavan kirjailijana ja käsikirjoitusten toimittaminen

Otava käsittelee henkilötietojasi myös silloin, kun toimitat Otavalle käsikirjoituksen tai muuta materiaalia tai toimit Otavan kirjailijana.

Asiakasviestintä

Otava voi käyttää henkilötietojasi asiakasviestinnässään. Tällaista asiakasviestintää voi olla esimerkiksi tuotteisiin ja palveluihin liittyvien ilmoituksien lähettäminen, palveluihin tehdyistä muutoksista tiedottaminen sekä palauteen pyytäminen tuotteista ja palveluista.

Markkinointi

Otava voi tietyissä tapauksissa ottaa sinuun yhteyttä kertoakseen uusista tuotteista, palveluista tai eduista. Otava voi käyttää henkilötietoja tarjontansa räätälöimiseen ja relevantin sisällön tarjoamiseen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että annamme suosituksia tai näytämme räätälöityä sisältöä ja räätälöityjä mainoksia omissa ja kolmansien osapuolten palveluissa, kuten digitaalisissa tuotteissa ja verkkosivuilla.

 

4. Mihin oikeusperusteisiin henkilötietojen käsittely perustuu?

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena Otavassa voi olla jokin seuraavista:

Sopimus

Otava voi käsitellä henkilötietojasi sopimuksen perusteella silloin, kun käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa sinä olet osapuolena tai tällaisen sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi (esim. verkkokauppaostoksen toteuttaminen taikka digitaalisen palvelun toteuttaminen). Kun sopimussuhde on päättynyt, tietojesi käsittelyä voidaan joissain tapauksissa jatkaa edelleen joko Otavan lakisääteisen velvoitteen tai Otavan harjoittamaan kaupalliseen toimintaan liittyvän oikeutetun edun perusteella.

Lakisääteinen velvollisuus

Otava voi käsitellä henkilötietojasi silloin, kun käsittely on tarpeen Otavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Tällaisesta velvoitteesta voi olla kyse esimerkiksi silloin, kun käsittelemme sellaisia tietoja, joita tarvitaan kirjanpitolain perusteella.

Oikeutettu etu

Otava voi käsitellä tietojasi myös silloin, kun käsittely on tarpeen Otavan tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin sinun perusoikeutesi ja -vapautesi syrjäyttävät tällaiset Otavan edut.

Otavalla on liiketoiminnan harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja, kuten mahdollisuus:

• tehdä tuotekehitystä, kuten pyytää sinulta lausuntoa tai mielipidettä tuotteistaan;
• varmistaa tietoturvallinen palveluiden ja tuotteiden käyttö;
• tarjota neuvontaa ja muuta asiakaspalvelua asiakkaillemme ja ei-asiakkaillemme;
• selvittää mahdollisia väärinkäytöksiä;
• edistää tuotteidensa ja palveluidensa myyntiä markkinoinnin ja myynnin keinoin; taikka
• harjoittaa suoramarkkinointia lakisääteisissä rajoissa.

Suostumus

Otava voi käsitellä henkilötietojasi myös siinä tapauksessa, että sinulta on pyydetty ja olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten. Suostumus toimii käsittelyperusteena esimerkiksi silloin, kun haluamme käyttää evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita, jotka eivät ole välttämättömiä taikka osallistuessasi arpajaisiin tai kilpailuihin.

5. Mitä tietotyyppejä voimme käsitellä?

Alla on kuvattu niitä tietotyyppejä, joita Otava voi käsitellä. Kaikista rekisteröidyistä ei kerätä kaikkia alla kuvattuja tietotyyppejä, vaan rekisteröidystä kerätty ja käsitelty tieto riippuu siitä, missä roolissa henkilö on suhteessa Otavaan ja millaisia tuotteita tai palveluita tämä hyödyntää. Esimerkiksi sidosryhmien edustajien osalta tarvitsemme vähemmän henkilötietoja kuin tuotteitamme käyttävistä henkilöistä. Tietotyypit on ryhmitelty rekisteröityjen ryhmän mukaan, ja relevantit rekisteröityjen ryhmät on kuvattu alaotsikoissa.

Perustiedot kaikista rekisteröidyistä

• etu- ja sukunimi
• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• sukupuoli
• syntymäaika
• palvelukieli
• titteli ja/tai työnkuvaus nykyisessä ja aikaisemmissa Otavan toimintaan liittyvissä työtehtävissä
• suoramarkkinointivalinnat

Otavan tuotteita tai palveluja ostaneiden, niitä käyttävien, niistä palautetta antaneiden ja/tai niistä reklamaation tehneiden rekisteröityjen tiedot

• Otavan yritysasiakkaan nimi eli sen Otavan asiakassuhteeseen liittyvän yrityksen tai muun yhteisön nimi, jossa rekisteröity työskentelee tällä hetkellä tai on työskennellyt aikaisemmin
• asiakassuhteen tai vastaavan suhteen alkamis- ja päättymisaika ja -tapa
• asiakkaalle kohdistetut kampanjat ja tarjoukset sekä niiden käyttö
• palautteen ja reklamaatioiden sisältö, niihin liittyvä kirjeenvaihto ja jatkotoimenpiteet
• rekisteröidyn kuva ja/tai video siinä tapauksessa, että rekisteröity itse lataa kuvan tai videon Otavan palveluun esimerkiksi osana digitaalisten oppimateriaalien käyttöä
• tiedot tuotteen hankintatavasta
• Otavan digitaalisten palvelujen sekä käyttäjälle luodun digitaalisen sisällön käyttöä koskevat tiedot
• rekisteröidylle kohdistettu viestintä sekä niihin liittyvä toiminta
• asiakaspalvelupuhelujen taltioinnit sekä sähköpostit ja verkkokeskustelut
• opettajien osalta
  • koulua koskevat tiedot
  • tieto siitä, mitä oppiaineita henkilö opettaa
  • tieto siitä, mitä luokka-astetta henkilö opettaa
  • muita opettajakohtaisia tietoja, kuten esimerkiksi ketkä tietyssä koulussa ovat vaikuttajia materiaalivalintojen suhteen
  • opettajan ilmoittamat kiinnostusalueet ja niiden perusteella luotu luokittelu
• kuluttaja-asiakkaiden osalta luottotiedot silloin, kun tuote tai palvelu ostetaan laskulla

Otavan tapahtumiin osallistuneiden rekisteröityjen tiedot

• tapahtuma, johon henkilö osallistuu
• ruokavaliota koskevat tiedot (erityisiin tietoryhmiin kuuluvia tietoja, jotka poistetaan heti tapahtuman jälkeen)
• tarvittaessa syntymäaika sekä matkaseuralaisen nimi ja syntymäaika, mikäli esimerkiksi matkanjärjestäjä sitä edellyttää
• olennaiset tiedot edustetusta organisaatiosta ja tapahtumaan osallistumisesta

Otavan verkkopalveluiden käyttäjien tunnistautumistiedot

• rekisteröidyn kirjautumistunnukset
• toiminta ja asiointi verkkopalvelussa sisäänkirjautumisen jälkeen, esimerkiksi klikkaukset, verkkovierailut ja toiminta Otavan palveluissa
• Otavan käyttäjän digitaalisiin laitteisiin (kuten tietokoneisiin ja mobiililaitteisiin) asetetut evästeet ja muita vastaavia tekniikoita koskevat tiedot

Otavan sidosryhmiin kuuluvien rekisteröityjen tiedot

• tiedot henkilötunnuksesta, palkoista, palkkioista, kulukorvauksista ja muista mahdollisista rahallisista suorituksista
• ammatti tai koulutus
• tiedot arvonlisäverovelvollisuus- ja ennakkoperintärekisterissä olemisesta
• tieto toimitetuista tuotteista tai palveluista

Haastatteluiden ja muiden tutkimusten ja kyselyiden kautta kerätyt tiedot.

Tutkimuksissa käsitellään osallistuvien yritysasiakkaiden, potentiaalisten yritysasiakkaiden, oppilaiden ja opiskelijoiden sekä muiden Otavan tuotteita ja palveluita käyttävien henkilöiden antamia tietoja. Käsiteltäviä tietoja voivat olla ainakin:

• Taustatiedot kuten ikä, koulutus, työtehtävä, mieltymykset ja kiinnostuksen kohteet liittyen Otavan tuotteisiin
• Asiakaskokemuksen kehittämiseen liittyviä tietoja, kuten
  • erilaisten tutkimuksien (esim. kyselyt, haastattelut ja havainnoinnit) kautta annetut vastaukset, jotka koskevat mm. Otavan tuotteita tai palvelua, chattikeskustelut, vapaamuotoiset kommentit, valokuvat, videoleikkeet tai muut tutkimusohjelman tai kyselyn yhteydessä antamat tiedot
  • syvällisempiä tietoja asiakaskokemuksista ja -mieltymyksistä tuotteen tai palvelun käyttäjänä, mitkä voivat liittyä esimerkiksi markkinointiin, toimialalla vallitseviin tai uusiin trendeihin sekä kokeilussa oleviin kehityshankkeisiin.

6. Mistä lähteistä voimme kerätä henkilötietojasi?

Keräämme henkilötietojasi lähtökohtaisesti sinulta itseltäsi. Suurin osa käsittelemistämme tiedoista saadaan asiakas- ja sidosryhmäsuhteen alussa ja sen aikana. Voimme kerätä tietoja myös käyttämiesi tuotteiden tai palveluiden kautta, esimerkiksi rekisteröityessäsi ja käyttäessäsi Otavan digitaalista sisältöä. Sen lisäksi voimme kerätä sinulta tietoa erilaisten markkinatutkimuksien ja kehityshankkeiden kautta.

Joissain tapauksissa, kuten sidosryhmäyhteistyötilanteissa, Otava saa henkilötietoja ja niiden päivityksiä myös viranomaisilta, organisaatioilta ja yrityksiltä, jotka tarjoavat luotto- ja henkilötietojen hankinta- ja päivityspalveluja, sekä julkisista hakemistoista ja muista julkisista tietolähteistä, kuten yhteisöjen www-sivuilta ja sosiaalisen median kanavista.

Yritysten ja muiden yhteisöjen edustajista Otava voi kerätä tietoja myös suositusten kautta, jolloin yrityksen tai muun yhteisön pääyhteyshenkilö voi kertoa Otavalle henkilötietoja myös muista Otavan tuotteiden ja palveluiden käyttöön liittyvistä henkilöistä.

Otava käsittelee luottotietojasi vain lainsäädännön sallimissa nimenomaisissa tilanteissa, esimerkiksi laskutuksen tai perinnän yhteydessä.

 

7. Teemmekö henkilötiedoillasi profilointia?

Otava ei tee automatisoituja yksittäispäätöksiä, joilla olisi oikeudellisia tai vakavuudeltaan merkittäviä vaikutuksia. Otava tai yhteistyökumppanimme saattavat hyödyntää henkilötietojasi profilointiin eli käsitellä henkilötietojasi automaattisesti ja arvioida tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksiasi. Voimme yhdistellä tietoja esimerkiksi tilauksistasi ja kohdistaa sinulle markkinointia tilaustesi perusteella. Tätä varten tarvittavat tiedot saamme pääsääntöisesti evästeiden kautta. Otavalla on lisäksi käytössä Googlen sekä Facebookin analytiikkapalveluita, joita käyttämällä saamme tietoa toiminnastasi verkossa. Lisätietoja näistä tahoista löydät kohdassa Siirrämmekö henkilötietojasi Euroopan unionin ulkopuolelle.

Tämän lisäksi voimme yhdistellä tietojasi erilaisiin markkinatutkimuksiin ja kehityshankkeisiin antamiesi vastauksien perusteella. Antamiesi vastauksien ja muiden asiakastietojesi perusteella sinut voidaan luokitella johonkin ryhmään, jolla on tietyt ominaisuudet tai jonka katsotaan olevan kiinnostunut tietyn tyyppisistä tuotteista tai palveluista. Tämä ei vaikuta saamaasi informaatioon, palveluihin tai muihin Otavan tarjoamiin tuotteisiin. Voimme näitä tietoja käyttäen arvioida, millaisia odotuksia ja kehityskohteita käyttäjät ovat tunnistaneet Otavan tuotteissa.

Otavan digioppimateriaalin käyttäjä: katso tarkemmat tiedot digioppimateriaalia koskevan osion kohdasta Teemmekö tiedoillasi profilointia?

 

8. Kenelle voimme jakaa henkilötietojasi?

Otava ei pääsääntöisesti luovuta, myy tai muuten paljasta henkilötietojasi Otava-konsernin ulkopuolisille kolmansille osapuolille. Luovutuksia voidaan kuitenkin tehdä vain alla kuvatuissa tilanteissa.

Otava jakaa sellaisia ostettujen palveluiden kannalta välttämättömiä henkilötietoja sellaisille kolmansille tahoille, jotka Otavan puolesta ja lukuun suorittavat palveluita Otavalle. Näitä palveluja voivat olla esimerkiksi asiakaspalvelu, ohjelmistopalvelut, henkilötietojen tekninen hallinta ja analysointi, tutkimustoiminnan järjestäminen, markkinointi ja erilaiset kampanjat. Alla on kuvattu tilanteita, jolloin tietojasi voidaan luovuttaa kolmansille tahoille toiminnon toteuttamisen vaatimassa laajuudessa:

• maksujen perimiseksi tuotteista ja palveluista, ja se voi esimerkiksi siirtää tai myydä maksamattomat laskut perintäpalveluja tarjoaville kolmansille osapuolille;
• projektien hallinnoimiseksi ja toteuttamiseksi kulloisillekin yhteistyökumppaneille;
• tarkkaan harkittujen kolmansien osapuolten kanssa yhteisiin tai itsenäisiin suoramarkkinointitarkoituksiin;
• Otavan tapahtumiin osallistuvien henkilöiden tietoja muille kyseisen tapahtuman osallistujille ja järjestäjille;
• yrityskaupan tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä tai palvelun siirtyessä toiselle palveluntarjoajalle; tai
• tuomioistuimen tai vastaavan määräyksestä kyseiselle taholle.

Henkilötietojesi suojaaminen on Otavalle tärkeää, minkä vuoksi se ei salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen, ja se edellyttää osapuolilta käyttäjän henkilötietojen suojaamista tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

 

9. Siirrämmekö tietojasi Euroopan unionin ulkopuolelle?

Kaikki Otava-konsernin yhtiöt ovat suomalaisia ja Suomeen sijoittautuneita yhtiöitä. Lähtökohtaisesti käsittelemme henkilötietojasi Euroopan unionin sisällä.

Otava saattaa kuitenkin joissain tapauksissa palveluja tarjotessaan ja niitä suunnitellessaan käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia sekä tehdä yhteistyötä kolmansissa maissa sijaitsevien tahojen kanssa. Tällöin Otava saattaa siirtää henkilötietojasi palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EU-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden tietosuojalainsäädäntö on erilainen. Näissä tapauksissa Otava varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön mukainen oikeusperusta ja että käyttäjän henkilötiedot suojataan esimerkiksi siirtämällä tietoja vastaavuuspäätöksen perusteella, käyttämällä vakiolausekkeita ja/tai edellyttämällä asianmukaisten teknisten ja muiden tietosuojatoimien noudattamista.

Otava käsittelee alla kuvattujen yhteisösivustojen kautta saatuja henkilötietoja ainoastaan omiin tarkoituksiin, kuten uusista tuotteista, palveluista tai tarjouksista kertomiseen, kilpailujen ja arvontojen toteuttamiseen, palautteen vastaanottamiseen, mainonnan ostamiseen, sivujen tai mainosten tavoitettavuuden mittaamiseen sekä asiakaspalveluun. Näillä palveluntarjoajilla saattaa kuitenkin olla omia tarkoituksiaan, mihin he käsittelevät henkilötietojasi. Voit lukea lisää näiden tahojen henkilötietojen käsittelystä näiden omista tietosuojaselosteista, jotka on linkitetty alle.

Facebook

Otava käyttää verkkosivuillaan Facebookin (Meta Platforms Inc. tarjoama palvelu) upotuksia sekä pikseleitä. Näiden käyttämiseen tarvitsemme suostumuksesi, jonka voit antaa tai perua Evästeasetuksissa Otavan sivustoa avatessasi tai myöhemmin sivun alalaidassa. Kirjaliiketoiminnassa tällaisia sivuja ovat mm. Otava ja Oppimisen palvelut. Lisäksi Otavalla on fani- ja yhteisösivuja Facebookissa.

Otava toimii käsittelystä riippuen joko yhteisrekisterinpitäjänä Facebookin kanssa, tai Facebook toimii Otavan käsittelijänä. Saat lisätietoja siitä, miten Facebook käsittelee henkilötietojasi Facebookin tietosuojakuvauksesta: www.facebook.com/privacy/.

LinkedIn

Otavan verkkosivuilla on linkki LinkedIn Corporation (jäljempänä ”LinkedIn”) sivuille. Lisäksi Otavalla on LinkedInissa oma sivunsa. Kirjaliiketoiminnassa tällaisia sivuja ovat mm. Otava.

Otava toimii käsittelystä riippuen joko yhteisrekisterinpitäjänä LinkedIn kanssa, tai LinkedIn toimii Otavan käsittelijänä. Saat lisätietoja siitä, miten LinkedIn käsittelee henkilötietojasi LinkedInin tietosuojakuvauksesta: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

TikTok

Otava markkinoi tuotteitaan myös TikTok Technology Limitedin tarjoamassa TikTok-sovelluksessa. Saat lisätietoja siitä, miten TikTok käsittelee henkilötietojasi osoitteesta: https://www.tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy/en.

YouTube / Google

Otava käyttää verkkosivuillaan Google LLC:lle kuuluvan YouTuben upotuksia. Lisäksi Otavalla on yhteisösivu YouTubessa. Otava toimii käsittelystä riippuen joko yhteisrekisterinpitäjänä YouTuben kanssa, tai LinkedIn toimii Otavan käsittelijänä. Saat lisätietoja siitä, miten Google käsittelee henkilötietojasi YouTuben tietosuojakuvauksesta: https://support.google.com/youtube/answer/10364219?hl=fi&ref_topic=9257519.

Sivustolla olevat muut linkit ja evästeet

Tarjoamamme palvelut ovat luonteeltaan sellaisia, että ne voivat myös sisältää linkkejä ja evästeitä muihin kuin yllä mainittuihin sivustoihin. Otava.fi -sivustolta löytyy esimerkiksi linkkejä kirjailijoiden omille sivustoille, sosiaalisen median kanaviin, viranomaissivustoille tai yhteistyökumppaneiden sivustoille. Suosittelemme tutustumaan jokaisen sivuston yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin. Lisätietoja evästeiden käytöstä löydät myöhemmin tästä selosteesta sekä verkkosivujen Evästeasetuksista.

10. Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?

Otava käsittelee henkilötietojasi niin kauan, kun Otavalla on jokin tässä tietosuojaselosteessa kuvattu peruste tietojen käsittelyyn voimassa. Joissain tapauksissa Otavalla on esimerkiksi lakiin perustuva velvollisuus käsitellä tietoja pidempään. Tavanomaisempia syitä ja säilytysaikoja on kuvattu alla.

Tarvittavia tietoja voidaan käsitellä seuraavasti:

• Asiakkaiden ja palkkionsaajien tietoja voidaan käsitellä kirjanpitolainsäädännön vaatimassa laajuudessa 6 vuotta tehdystä ostosta tai palkkion tai vastaavan suorituksen tilityksestä;
• Otavan verkkopalveluiden asiakkaiden ja käyttäjien tunnistautumistietoja voidaan käsitellä enintään 6 vuotta asiakassuhteen päättymisestä;
• Yritysasiakkaiden edustajien henkilötietoja voidaan käsitellä enintään 6 vuotta sen jälkeen, kun henkilön rooli yhteisössä on muuttunut eikä hän enää esimerkiksi harjoita Otavan liiketoimintaan liittyvää ammattiaan tai toimi Otavan yritysasiakkaan edustajana;
• Otavan digitaaliseen palveluun rekisteröityneen yritysasiakkaan tietoja voidaan käsitellä palvelun asiakkuuden ajan ja 2 vuotta asiakkuuden päättymisen jälkeen;
• Tekijänoikeuskorvauksien tilittämiseen tarpeellisia tietoja voidaan käsitellä tekijänoikeuden ja tähän liittyvien oikeuksien voimassaoloajan ja enintään 70 vuotta tekijän kuolemasta;
• Tapahtumaosallistumistietoja voidaan käsitellä kaksi vuotta tapahtumasta. Tapahtumaan osallistuneen yhteystietoja voidaan käsitellä myös tämän ajan päättymisen jälkeenkin, jos sille on muu peruste;
• Markkinatutkimuksiin ja kehityshankkeisiin annettuja tietoja voidaan käsitellä kahden vuoden ajan tiedon keräämisestä tai jatkuvan tiedonkeruun päättymisestä, kuten opettajan siirtymisestä muihin tehtäviin;
• Oppimateriaalien käsikirjoituksien lausunnonantajien henkilötietoja voidaan käsitellä 6 vuotta lausunnon antamisesta;
• Yksittäisissä tapauksissa tietoja voidaan säilyttää pitempään silloin, jos tietojen käsittely on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai sellaiselta puolustautumiseksi, esimerkiksi reklamaatiotilanteissa;
• Otavan digioppimateriaalin käyttäjä: katso tarkemmat tiedot digioppimateriaalia koskevan osion kohdasta Miten kauan säilytämme tietojasi?
• Evästeitä ja niihin liittyviä tietoja voimme niin pitkään, kuin kulloinkin voimassa olevassa evästebannerissa on kuvattu.

 

11. Miten voit käyttää henkilötietoihisi liittyviä oikeuksiasi?

Voit olla meihin vapaamuotoisesti yhteydessä aina, jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Lisäksi alla on kuvattu oikeudet, jotka sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Huomaathan, että käsittelyn oikeusperusteesta riippuen käytettävissä olevat oikeusperusteet voivat vaihdella. Jos haluat käyttää oikeuksiasi, voit olla vapaamuotoisesti yhteydessä niihin yhteystietoihin, jotka on annettu tämän tietosuojaselosteen rekisterinpitäjää koskevassa kohdassa.

Pääsääntöisesti toteutamme pyyntösi kuukauden sisällä, mutta erityisissä tapauksissa voimme ilmoittaa tarvitsevamme enemmän aikaa, jolloin toteutamme pyyntösi kolmen kuukauden kuluessa.

Voimme tarvittaessa pyytää sinulta lisätietoja selvittääksesi ja vastataksemme pyyntöösi. Tällainen tilanne on kyseessä esimerkiksi silloin, jos emme voi riittävästi tunnistaa sinua pyyntösi perusteella.

Sinulle kuuluvia oikeuksia ovat:

a) Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita sinusta on kerätty.Sinulla on oikeus saada tietää, käsitelläänkö tietojasi vai ei ja mitä tietoja käsittelemme sinusta. Kun saamme sinulta tarkastuspyynnön, josta voimme tunnistaa sinut, toimitamme sinulle jäljennöksen niistä henkilötiedoista, joita sinusta käsitellään.

b) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen oikaisemista. Mikäli huomaat tiedoissasi virheitä tai puutteita, voit tehdä meille oikaisupyynnön ja kertoa, miten tietojasi pitäisi muuttaa.

c) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen poistamista.Meillä on velvollisuus tietyissä tilanteissa poistaa sinua koskevat tiedot, mikäli jokin alla luetelluista perusteista täyttyy, eikä muusta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä aiheudu tietojen säilyttämisvelvollisuutta:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;
• tietoja käsitellään suostumuksesi perusteella ja peruutat antamasi suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• vastustat käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
• vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin;
• henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti;
• henkilötietosi on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan Otavaan sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai
• henkilötietosi on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä, kuten Otavan digitaalisten tietopalveluiden tilauksen yhteydessä.

d) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.Voit pyytää Otavaa rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä. Voit pyytää rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä ja niiden käsittely rajoitetaan siksi ajaksi, kun:

• kiistät Otavalla olevien henkilötietojesi paikkansapitävyyden ja varmistamme niiden paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja vaadit poistamisen sijaan tietojen käytön rajoittamista;
• Otava ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
• olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö Otavan oikeutetut perusteet sinun perusteesi.

e) Oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä.Mikäli Otava käsittelee tietojasi oikeutetun edun perusteella, on sinulla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Lisäksi sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

f) Oikeus siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen.Jos henkilötietojasi käsitellään automaattisesti ja käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, on sinulla oikeus saada Otavalle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on teknisesti mahdollista.

g) Oikeus peruuttaa suostumus.Mikäli kaikkia tai osaa henkilötiedoistasi käsitellään tässä antamaasi suostumukseen perustuen, on sinulla oikeus peruuttaa antamasi suostumus.

h) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.Mikäli mahdollista erimielisyyttä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen ei saada sovinnollisesti ratkaistua sinun ja Otavan välillä, on sinulla oikeus viedä asia tietosuojaviranomaisen ratkaistavaksi. Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto.

 

12. Onko sinun välttämätöntä antaa henkilötietojasi meille?

Lähes kaikissa tilanteissa Otavan on saatava ja käsiteltävä sinua koskevia henkilötietoja, jotta Otava voi täyttää ostamaasi tai tilaamaasi tuotteeseen tai palveluun liittyvät sopimusvelvoitteensa. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi tarjota sinulle tuotteitamme ja palveluitamme, joiden yhteydessä on tarpeen käsitellä henkilötietojasi. Sinun ei kuitenkaan ole välttämätöntä antaa tietojasi esimerkiksi sellaisten evästeiden käyttämiseksi, jotka eivät ole välttämättömiä verkkosivujen toimimista varten.

13. Minkä maan lainsäädäntöä henkilötietojesi käsittelyyn sovelletaan?

Me olemme suomalainen ja Suomessa toimiva konserni. Otavan henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä, kuten tietosuojalakia sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.

14. Miten teemme päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen?

Kehitämme liiketoimintaamme jatkuvasti ja se saattaa tarkoittaa myös henkilötietojen käsittelyyn liittyviä muutoksia. Päivitämme tarvittaessa tietosuojaselosteen vastaamaan muuttuvia toimintatapojamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

15. Evästeet

Otavan verkkosivut käyttävät evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka selain tallentaa päätelaitteelle kuten tietokoneelle tai mobiililaitteelle käyttäjän vieraillessa verkkosivustoilla. Tarkoitamme evästeillä kaikkia tunnisteita, jotka tallennetaan käyttäjän päätelaitteelle. Sivustollamme käytetään välttämättömiä evästeitä, toiminnallisia evästeitä, analytiikkaevästeitä ja markkinointievästeitä. Kulloinkin käytössä olevat evästeemme löydät verkkosivujen alalaidassa olevasta Evästeasetukset-valikosta.

Käytämme evästeitä voidaksemme tarjota palvelumme mahdollisimman käyttäjäystävällisenä ja laadukkaana. Lisäksi käytämme evästeitä ja muita analytiikkatyökaluja kerätäksemme anonyymejä tilastoja sivustomme käyttötavoista tarkoituksenamme parantaa sivuston sisältöä. Palvelut tallentavat muun muassa tietoja siitä, millä sivulla käyt, kuinka kauan viivyt sivustolla, mitä kautta tulit sivustolle ja mitä linkkejä klikkaat. Evästeitä voidaan hyödyntää myös oman mainontamme kohdentamiseen kolmansien osapuolten sivustoilla. Näiden evästeiden avulla voimme kohdentaa mainontaamme sivustomme käyttäjille, jotka todennäköisimmin olisivat kiinnostuneita Otavan palveluista.

Sivustolla voi olla Otavan asettamien evästeiden lisäksi myös kolmannen osapuolen evästeitä, jotka ovat usein sivuston yhteistyökumppaneiden asettamia. Kolmannet osapuolet voivat käyttää evästeiden avulla kerättyjä tietoja omiin tarkoituksiinsa. Sivustollamme on käytössä yhteistyökumppaneidemme evästeitä, jotka saattavat seurata käyttäjää Otavan verkkosivuston ulkopuolella ja yhdistellä muilta sivustoilta keräämiään tietoja käyttäjästä. Tällaisia yhteistyökumppaneita on kuvattu aikaisemmin kohdassa Siirrämmekö henkilötietojasi Euroopan unionin ulkopuolelle.

Välttämättömät evästeet ovat aina päällä, sillä ilman niitä sivusto ei voi toimia, eikä niiden käyttämiseksi pyydetä suostumusta. Kaikkien muiden evästeiden, kuten toiminnallisten, analytiikka- ja markkinointievästeiden asettamiseen pyydämme käyttäjältä aktiivisen suostumuksen niin kutsutulla evästebannerilla. Käyttäjä voi milloin tahansa peruuttaa tai muuttaa suostumustaan Otavan verkkosivujen alabannerissa sijaitsevasta Evästeasetukset kohdasta. Jos suostumusta ei ole annettu, kyseistä käsittelytarkoitusta varten käytössä olevia evästeitä ei aseteta käyttäjän päätelaitteelle. Käytännössä tämä voi estää evästeestä riippuen esimerkiksi käyttäjää näkemästä kaikkea verkkosivustollamme olevaa sisältöä ja sivustoa toimimasta mahdollisimman käyttäjäystävällisellä tavalla.

Halutessasi voit lisäksi hallinnoida evästeitä myös useimpien selainten avulla. Voit poistaa laitteellesi tallennetut evästeet selainasetusten kautta. Eri selainten ominaisuuksista voi lukea kunkin palveluntarjoajan sivustoilta. Lisätietoa evästeistä ja keinoista suojata yksityisyyttä internetissä löytyy osoitteesta: www.youronlinechoices.eu.

Voit antaa tai perua suostumuksesi evästeisiin verkkosivuvierailusi alussa tai myöhemmin Otavan verkkosivujen alalaidassa sijaitsevan Evästeasetukset-linkin kautta.