In English

Tietosuojaseloste asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja sidosryhmien edustajien henkilötietojen käsittelystä

På svenska

Voimassa 25.5.2018 alkaen

Sisällys

1 Rekisterinpitäjä

Kustannusosakeyhtiö Otava (y-tunnus 1564596-0) ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvat yhtiöt [myöhemmin yhdessä ”Otava”].

Osoite: Uudenmaankatu 10, 00120 Helsinki
Puhelin: (09) 15 661
Sähköposti: tietosuoja@otava.fi

2 Määritelmät

Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä ihmistä, kenen henkilötietoja Otava henkilörekistereissään käsittelee tässä tietosuojaselosteessa kuvatussa roolissa.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan rekisteröityyn liittyviä tietoja, kuten nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero ja asioimishistoria.

Asiakkaalla tarkoitetaan tässä yhteydessä niitä kuluttajia ja niiden yritysten ja muiden yhteisöjen (jäljempänä yhdessä ”yritys”) edustajia, joiden kanssa Otavalla on asiakassuhde.

Potentiaalisilla asiakkailla tarkoitetaan sellaisia kuluttajia ja yritysten edustajia, joiden kanssa Otava pyrkii luomaan asiakassuhteen.

Sidosryhmillä tarkoitetaan sellaisia yritysten ja muiden yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joiden kanssa Otavalla on yhteistyösuhde (esimerkiksi palveluja Otavalle tuottavien yritysten ja muiden yhteisöjen edustajat) taikka muu yhteys (esimerkiksi median edustajat tiedottamistoiminnan osapuolina sekä yhteiskunnalliset päättäjät yhteiskuntasuhdetoimintaan liittyen).

3 Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi ja millä perusteilla?

Otava käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin (yhteen tai useampaan samanaikaisesti):

• Asiakas- ja sidosryhmäsuhteen hoito ja analysointi

Otava voi käyttää henkilötietojasi suoraan kanssasi tai edustamasi yrityksen tai muun yhteisön kanssa muodostetun asiakas- tai sidosryhmäsuhteen hoitoon, analysointiin ja parantamiseen.

• Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen

Otava voi käyttää henkilötietojasi tuotteiden ja palvelujen tarjoamiseksi, mikäli sinä itse tai edustamasi yritys tai muu yhteisö on esimerkiksi ostanut tuotteen meiltä, käyttänyt digitaalisia palvelujamme, tilannut uutiskirjeemme tai osallistunut koulutuksiimme tai muihin tapahtumiin. Henkilötietoja käytetään Otavan ja asiakkaan väliseen sopimukseen tai muuhun sitoumukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen.

• Asiakasviestintä

Otava voi käyttää henkilötietojasi asiakasviestinnässään, esimerkiksi lähettääkseen sinulle tuotteisiin ja palveluihin liittyviä ilmoituksia, tiedottaakseen palveluihin tehdyistä muutoksista ja pyytääkseen palautetta tuotteista ja palveluista.

• Markkinointi

Otava voi ottaa sinuun yhteyttä kertoakseen uusista tuotteista, palveluista tai eduista. Otava voi käyttää henkilötietoja tarjontansa räätälöimiseen ja relevantin sisällön tarjoamiseen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että annamme suosituksia tai näytämme räätälöityä sisältöä ja räätälöityjä mainoksia omissa ja kolmansien osapuolten palveluissa, kuten digitaalisissa tuotteissa ja verkkosivuilla.

• Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen

Otava voi käyttää henkilötietojasi tuotteiden ja palveluidensa kehittämiseen, kuten esimerkiksi tuotteiden ja palveluiden sisällön sekä valikoiman kehittämiseen siltä pohjalta, minkä ikäisiä asiakkaat ovat ja mistä he ovat kiinnostuneita.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan seuraavat alakohdat:

a) olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;

b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi;

c) käsittely on tarpeen Otavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; ja

f) käsittely on tarpeen Otavan tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi syrjäyttävät tällaiset edut.

Otava käsittelee tietojasi pannakseen täytäntöön sopimuksen kanssasi tai edustamasi yrityksen kanssa (esim. verkkokauppaostoksen toteuttaminen taikka digitaalisen palvelun toteuttaminen). Kun sopimussuhde on päättynyt, tietojesi käsittelyä voidaan jatkaa lakisääteisen velvoitteen ja Otava harjoittamaan kaupalliseen toimintaan liittyvän oikeutetun edun perusteella.

Otavalla on liiketoiminnan harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja, kuten oikeus edistää tuotteidensa ja palveluidensa myyntiä markkinoinnin ja myynnin keinoin, ja Otava voi oikeutetun edun perusteella harjoittaa suoramarkkinointia ja myyntiä antamiasi yhteystietoja hyödyntäen, mukaan lukien henkilötietojen käsittely profilointiin.

Muita Otavan oikeutettuja etuja, joiden perusteella henkilötietojasi voidaan käsitellä, ovat mm. neuvonta ja muu asiakaspalvelu ei-asiakkaille, liiketoiminnan edelleen kehittäminen sekä mahdollisten väärinkäytösten selvittäminen.

Mikäli tietojen käsittely ei perustu sopimustarpeeseen tai oikeutettuun etuun, voi Otava pyytää suostumustasi muunlaiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Otava voi käsitellä henkilötietojasi lisäksi lainsäädännön niin velvoittaessa, kuten esimerkiksi kirjanpitolain säilytysvelvollisuuden perusteella.

4 Mitä tietotyyppejä voimme käsitellä?

Otavan keräämät henkilötiedot voivat sisältää muun muassa seuraavan tyyppisiä tietoja ja niihin tehtyjä muutoksia (kaikkia tietotyyppejä ei kerätä kaikista rekisteröidyistä, eli tietomäärä riippuu kunkin kohdalla tarvituista tiedoista):

4.1 Perustiedot kaikista rekisteröidyistä

• etu- ja sukunimi

• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot)

• sukupuoli

• syntymäaika

• palvelukieli

• titteli ja/tai työnkuvaus nykyisessä ja aikaisemmissa Otavan toimintaan liittyvissä työtehtävissä

• suoramarkkinointivalinnat

• Otavan digitaalisten palvelujen sekä käyttäjälle luodun digitaalisen sisällön käyttöä koskevat tiedot

• Otavan käyttäjän digitaalisiin laitteisiin (kuten tietokoneisiin ja mobiililaitteisiin) lähettämät evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita koskevat tiedot

• rekisteröidylle kohdistettu viestintä sekä niihin liittyvä toiminta

• asiakaspalvelupuhelujen taltioinnit sekä sähköpostit ja verkkokeskustelut

• rekisteröidyn ilmoittamat kiinnostusalueet

4.2 Otavan tuotteita tai palveluja ostaneiden, niitä käyttävien, niistä palautetta antaneiden ja/tai niistä reklamaation tehneiden rekisteröityjen tiedot

• rekisteröidyn kuva ja/tai video

• Otavan yritysasiakkaan nimi eli sen Otavan asiakassuhteeseen liittyvän yrityksen tai muun yhteisön nimi, jossa rekisteröity työskentelee tällä hetkellä tai on työskennellyt aikaisemmin

• asiakassuhteen tai vastaavan suhteen alkamis- ja päättymisaika ja –tapa

• asiakkaalle kohdistetut kampanjat ja tarjoukset sekä niiden käyttö

• asiakkaan ilmoittamat mielenkiinnonkohteet ja muut tiedot

• palautteen ja reklamaatioiden sisältö, niihin liittyvä kirjeenvaihto ja jatkotoimenpiteet

4.3 Otavan tapahtumiin osallistuneiden rekisteröityjen tiedot

• ruokavaliota koskevat tiedot (erityisiä tietoja, jotka käyttäjä on antanut vapaaehtoisesti)

• syntymäaika niihin tapahtumiin liittyen, joiden osalta esim. laivayhtiö sitä edellyttää

• olennaiset tiedot organisaatiosta ja tapahtumaan osallistumisesta

• matkaseuralaisen nimet ja syntymäaika silloin, kun esim. laivayhtiö sitä edellyttää

4.4 Otavan verkkopalveluiden asiakkaiden tunnistautumistiedot

• rekisteröidyn kirjautumistunnukset

• toiminta ja asiointi verkkopalvelussa sisäänkirjautumisen jälkeen

4.5 Otavan sidosryhmiin kuuluvien rekisteröityjen tiedot

• tiedot henkilötunnuksesta, palkoista, palkkioista, kulukorvauksista ja muista mahdollisista rahallisista suorituksista

• ammatti

• tiedot arvonlisäverovelvollisuus- ja ennakkoperintärekisterissä olemisesta

5 Mistä lähteistä keräämme henkilötietojasi

Keräämme henkilötietojasi vain, kun se on tarpeellista ja lähtökohtaisesti sinulta itseltäsi.

Suurin osa tiedoista saadaan sinulta asiakas- ja sidosryhmäsuhteen alussa ja sen aikana sekä niistä ohjelmista, joiden avulla käytät tuotteitamme ja palvelujamme.

Otava saa henkilötietoja ja niiden päivityksiä myös viranomaisilta, organisaatioilta ja yrityksiltä, jotka tarjoavat luotto- ja henkilötietojen hankinta- ja päivityspalveluja, sekä julkisista hakemistoista ja muista julkisista tietolähteistä, kuten yhteisöjen www-sivuilta ja sosiaalisen median kanavista. Otava saa henkilötietoja yritysten ja muiden yhteisöjen edustajista myös näiden kollegoilta eli yrityksen tai muun yhteisön pääyhteyshenkilö voi kertoa Otavalle henkilötietoja myös muista Otavan tuotteiden ja palveluiden käyttöön liittyvistä henkilöistä. Otava käsittelee luottotietojasi vain lainsäädännön sallimissa nimenomaisissa tilanteissa.

6 Teemmekö henkilötiedoillasi profilointia?

Emme tee tietosuoja-asetuksessa määriteltyä profilointia. Voimme sen sijaan muutoin analysoida rekistereissämme olevia henkilötietoja sekä yhdistää niitä kolmansilta tahoilta saataviin tietoihin, ja pyrkiä ennustamaan mm., millaisista sisällöistä olet todennäköisesti kiinnostunut, ja kohdentaa sisältöjä ennusteiden mukaan.

7 Kenelle voimme jakaa henkilötietojasi?

Henkilötietojesi suojaaminen ja käsittelyn rajoittaminen tarpeelliseen on Otavalle tärkeää.

Otava ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvat yhtiöt (kaikki suomalaisia yrityksiä) ovat yhteisrekisterinpitäjiä ja henkilötietoja voidaan käsitellä konsernin sisällä yhtiörajojen yli.

Otava ei anna, myy tai muuten paljasta henkilötietojasi Otava-konsernin ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei seuraavassa toisin mainita.

Otava jakaa henkilötietojasi Otavan puolesta ja lukuun palveluja suorittaville kolmansille osapuolille. Näitä palveluja voivat olla esimerkiksi asiakaspalvelu, ohjelmistopalvelut, henkilötietojen tekninen hallinta ja analysointi, tutkimustoiminta, markkinointi ja erilaiset kampanjat.

Otava saattaa jakaa henkilötietojasi maksujen perimiseksi tuotteista ja palveluista, ja se voi esimerkiksi siirtää tai myydä maksamattomat laskut perintäpalveluja tarjoaville kolmansille osapuolille.

Henkilötietojesi suojaaminen on Otavalle tärkeää, minkä vuoksi se ei salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen, ja se edellyttää osapuolilta käyttäjän henkilötietojen suojaamista tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Otava jakaa henkilötietojasi yhteistyökumppaneille, joiden kanssa Otava yhdessä hallinnoi ja toteuttaa projekteja.

Otava jakaa henkilötietojasi tarkkaan harkittujen kolmansien osapuolten kanssa yhteisiin tai itsenäisiin suoramarkkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan jakaa kyseisiin tarkoituksiin vain silloin, kun kolmannen osapuolen suunniteltu käyttötarkoitus ei ole ristiriidassa tässä Otavan tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kanssa.

Otava voi jakaa Otavan tapahtumiin osallistuvien henkilötietoja muille kyseisen tapahtuman osallistujille.

Otava saattaa jakaa henkilötietojasi yrityskaupan tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä tai palvelun siirtyessä toiselle palveluntarjoajalle. Otava saattaa jakaa henkilötietojasi tuomioistuimen tai vastaavan määräyksestä.

8 Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n ulkopuolelle

Lähtökohtaisesti käsittelemme henkilötietoja EU-alueen sisällä. Mikäli siirrämme henkilötietoja alla kuvatun mukaisesti EU:n ulkopuolelle, velvoittaa lainsäädäntö Otavaa suunnittelemaan ja toteuttamaan siirron sekä yhteistyökumppanin ja teknisen ohjelmiston valinnan huolellisesti ja henkilötietoja suojaten.

Otava saattaa palveluja tarjotessaan käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia. Otava saattaa siten siirtää henkilötietojasi palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EU-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden tietosuojalainsäädäntö on erilainen. Näissä tapauksissa Otava varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperusta ja että käyttäjän henkilötiedot suojataan esimerkiksi käyttämällä (tarvittaessa) asianmukaisten viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja edellyttämällä asianmukaisten teknisten ja muiden tietosuojatoimien noudattamista.

9 Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?

Otava käsittelee henkilötietojasi tässä rekisterissä niin kauan, kun Otavalla on jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 kuvattu peruste tietojen käsittelyyn voimassa, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen.

Asiakasrekisteri: yritys- / yhteisöasiakkaiden edustajien (esim. opettaja, yritysten yhteyshenkilöt) henkilötietoja käsitellään enintään 6 vuotta sen jälkeen, kun henkilön rooli muuttuu eikä hän enää harjoita Otavan liiketoimintaan liittyvää ammattiaan tai toimi Otavan yhteisöasiakkaan edustajana.

Digioppimateriaalit: lisenssin käyttöönottopäivästä enintään 5 vuotta (esimerkiksi 4 vuoden lisenssi ja sen päälle säilytysaika 1 vuosi)

Otavan verkkopalveluiden asiakkaiden ja käyttäjien tunnistautumistiedot: enintään 6 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Tekijänoikeuksien alainen aineisto: tekijänoikeuskorvauksien tilittämiseen tarpeelliset tiedot säilytetään enintään 70 vuotta tekijän kuolemasta tai muusta tekijänoikeuden raukeamisesta

10 Miten voit käyttää henkilötietoihisi liittyviä oikeuksiasi?

Rekisteröitynä sinulla on erityyppisiä mahdollisuuksia vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Pääsääntöisesti toteutamme pyyntösi kuukauden sisällä. Pyydämme ottamaan yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 annettuihin yhteystietoihin oikeuksiesi käyttämiseen liittyen. Sinulle kuuluvia oikeuksia ovat:

a) Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita sinusta on kerätty. Käytännössä tämä toteutuu niin, että asianmukaisen ja tunnistetun pyyntösi perusteella toimitamme sinulle raportin henkilötiedoista, joita sinusta on henkilörekisteriin kerätty.

b) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen oikaisemista. Mikäli huomaat tiedoissasi virheitä tai puutteita, voit tehdä meille oikaisupyynnön.

c) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen poistamista. Meillä on velvollisuus poistaa pyytämäsi henkilötiedot henkilörekisteristämme, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy, eikä muusta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä aiheudu tietojen säilyttämisvelvollisuutta:

1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;

2. peruutat antamasi suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;

3. vastustat käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin;

4. henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti;

5. henkilötietosi on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan Otavaan sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai

6. henkilötietosi on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä, kuten Otavan digitaalisten tietopalveluiden tilauksen yhteydessä.

d) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Voit pyytää Otavaa rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, mikäli:

1. kiistät Otavalla olevien henkilötietojesi paikkansapitävyyden;

2. käsittely on lainvastaista ja vaadit poistamisen sijaan käytön rajoittamista;

3. Otava ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;

4. olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö Otavan oikeutetut perusteet sinun perusteesi.

e) Oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Mikäli Otava käsittelee tietojasi oikeutetun edun perusteella, on sinulla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Kaikilla tämän tietosuojaselosteen kattamissa rekistereissä olevilla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

f) Oikeus siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen. Jos henkilötietojesi automaattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, on sinulla oikeus saada Otavalle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

g) Oikeus peruuttaa suostumus. Mikäli kaikkia tai osaa henkilötiedoistasi käsitellään tässä rekisterissä antamaasi suostumukseen perustuen, on sinulla oikeus peruuttaa antamasi suostumus.

h) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Mikäli mahdollista erimielisyyttä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen ei saada sovinnollisesti ratkaistua sinun ja Otavan välillä, on sinulla oikeus viedä asia tietosuojaviranomaisen ratkaistavaksi.

11 Onko sinun välttämätöntä antaa henkilötietojasi meille?

Jotta Otava voi täyttää ostamaasi tai tilaamaasi tuotteeseen tai palveluun liittyvät sopimusvelvoitteensa, on Otavan saatava ja käsiteltävä sinua koskevia henkilötietoja. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi tarjota sinulle niitä tuotteitamme ja palveluitamme, joiden yhteydessä on tarpeen käsitellä henkilötietoja.

12 Minkä maan lainsäädäntöä henkilötietojesi käsittelyyn sovelletaan?

Me olemme suomalainen ja Suomessa operoiva konserni. Tähän henkilörekisteriin ja siihen sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.

13 Miten teemme päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen?

Kehitämme liiketoimintaamme jatkuvasti ja se saattaa tarkoittaa myös henkilötietojen käsittelyyn liittyviä muutoksia. Päivitämme tarvittaessa tietosuojaselosteen vastaamaan muuttuneita toimintatapoja. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.