Lisäys tietosuojaselosteeseen Otavan oppimateriaalien osalta
Tietosuojaselostetta sovelletaan, kun Otava toimii rekisterinpitäjänä. Tässä osiossa kerrotaan, miten Kustannusosakeyhtiö Otava käsittelee opettajien henkilötietoja sekä sellaisten henkilöiden henkilötietoja, jotka käyttävät Otavan digioppimateriaaleja, mukaan lukien tuotteen muilla brändeillä, esimerkiksi Finn Lectura.
Vasemmanpuoleinen osio, Otava rekisterinpitäjänä kuvaa tilannetta, jolloin Otava toimii rekisterinpitäjänä, eli silloin kun Otava määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Tällainen tilanne on erityisesti silloin, jos Otavan oppimateriaaleja käytetään itsenäiseen opiskeluun, eikä oppimateriaaleja yhdistetä minkään tietyn oppilaitoksen opetukseen. Lisäksi silloin, kun kyse ei ole maksuttomasta toisesta asteesta ja siihen liittyvästä oppimateriaalien käytöstä, Otava toimii rekisterinpitäjänä.
Oikeanpuoleinen osio, Otava henkilötietojen käsittelijänä, kuvaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun Otava toimii toisen rekisterinpitäjän lukuun. Tällainen tilanne on kysymyksessä erityisesti aina silloin, kun Otavan oppimateriaaleja käytetään perusopetuksessa tai maksuttoman toisen asteen opetuksen yhteydessä.
Kun Otava toimii henkilötietojen käsittelijänä, tätä tietosuojaselostetta ei sovelleta, vaan silloin Otavassa tehtävää henkilötietojen käsittelyä ohjaavat rekisterinpitäjänä toimivan oppilaitoksen, kunnan tai muun opetuksen järjestäjän ohjeet. Alla on kuvattu yksityiskohtaisemmin Otavan ja sen asiakkaiden rooleista ja vastuista.
Otava rekisterinpitäjänä | Otava henkilötietojen käsittelijänä | |
Missä tapauksissa Otava toimii rekisterinpitäjänä tai käsittelijänä? |
|
|
Voiko Otava olla sekä rekisterinpitäjä että käsittelijä? | Kyllä, Otava voi toimia saman henkilön osalta sekä rekisterinpitäjänä että tietojen käsittelijänä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:
|
|
Minne otan yhteyttä, jos minulla on kysyttävää?
(1) |
Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä (esim. tietojen tarkistus tai poisto) tavoitat meidät parhaiten sähköpostitse osoitteesta: tietosuoja@otava.fi | Jos sinulla on kysyttävää tietojesi käsittelystä tai haluan käyttää tietosuojaan liittyviä oikeuksiasi, ole yhteydessä siihen kouluun, jonka oppilaana olet. |
Mikä on käsittelyn tarkoitus?
(3) |
Otava käsittelee henkilötietoja pääsääntöisesti toimittaakseen siltä hankittuja tuotteita ja palveluita.
Tämän lisäksi Otava voi käsitellä henkilötietoja myös seuraaviin tarkoituksiin:
|
Kun Otava toimii henkilötietojen käsittelijänä, henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti tuotteiden ja palveluiden toimittamiseksi.
Rekisterinpitäjä, jolle Otava toimii henkilötietojen käsittelijänä, on voinut määritellä tiedoille myös muita käyttötarkoituksia. Muut käsittelyn tarkoitukset on määritelty rekisterinpitäjän (kunnan, koulun tai muun opetuksen järjestäjän) ja Otavan keskinäisessä sopimuksessa. |
Mikä on käsittelyn peruste?
(3) |
Otava käsittelee henkilötietoja pääsääntöisesti sopimuksen perusteella (esim. tuotteen osto).
Joissain tapauksissa käsittelyperuste voi olla myös
|
Rekisterinpitäjän ohjeistamalla tavalla. |
Mitä tietoja keräämme sinusta?
(4) |
|
Digioppimateriaalin käyttö vaatii minimissään nimen, sähköpostiosoitteen ja koulun/ryhmän tunnisteen, jotta tuote voidaan toimittaa sinulle.
Käytöstä kertyvät tiedot ovat esim. käyttäjäprofiilin täydentäminen, oppilaan tuottama sisältö, muiden käyttäjien viestejä, oppimishistoria ja evästeillä kertyvät käyttötiedot. |
Mistä lähteistä saamme tietojasi?
(5) |
|
Otava saa tiedot koululta, kunnalta tai muulta opetuksen järjestäjältä.
Lisäksi tietoja syntyy, kun käytät palveluita.
|
Teemmekö tiedoillasi profilointia?
(6) |
|
Rekisterinpitäjän ohjeistamalla tavalla. |
Kenelle voimme jakaa henkilö-tietojasi?
(7) |
Otava voi oman harkintansa mukaan hyödyntää tietojenkäsittelyssä käsittelijöitä yllä kerrottujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Tällöin alihankkija käsittelee siirrettyjä tietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun. Otava käyttää vain tarkasti valitsemiaan yhteistyökumppaneita ja edellyttää kaikilta henkilötietojen huolellista ja lainmukaista käsittelyä.
Otava ei luovuta oppilaiden tai opettajien henkilötietoja eteenpäin niin, että tämä voi käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa (jolloin vastaanottajasta tulee uusi rekisterinpitäjä).
Otava-konsernin yhtiöt muodostavat yhteisrekisterin eli tietoja voidaan käsitellä myös muissa konserniyhtiöissä. |
Rekisterinpitäjän ohjeistamalla tavalla.
|
Miten kauan säilytämme tietojasi?
(9) |
Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti lisenssin käyttöönottopäivästä enintään 5 vuotta (esimerkiksi 4 vuoden lisenssi ja sen päälle säilytysaika 1 vuosi). Henkilötietoja säilytetään kuitenkin aina vähintään sen ajan, kun oppilas tai opettaja on digioppimateriaalien käyttäjä.
Jos olet ostanut tuotteen verkkokaupastamme, säilytämme verkkopalveluiden asiakkaiden ja käyttäjien tunnistautumistiedot enintään 6 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.
Opettajien ja koulujen henkilökunnan tietoja käsittelemme yrityskontakteina, joihin tietoja käsittelemme enintään 6 vuotta sen jälkeen, kun henkilön rooli muuttuu. Opettajan rooli voi muuttua esimerkiksi opetettavan aineen muuttumisen perusteella taikka jos opettaja lakkaa toimimasta opettajana tai jää eläkkeelle. |
Rekisterinpitäjän ohjeistamalla tavalla, vähintään kuitenkin sen ajan, kun oppilas tai opettaja on digioppimateriaalien käyttäjä. |