/   Lisäys tietosuojaselosteeseen Otavan oppimateriaalien osalta

Konserni

På svenska

 

Lisäys tietosuojaselosteeseen Otavan oppimateriaalien osalta

Tietosuojaselostetta sovelletaan, kun Otava toimii rekisterinpitäjänä. Tässä osiossa kerrotaan, miten Kustannusosakeyhtiö Otava käsittelee opettajien henkilötietoja sekä sellaisten henkilöiden henkilötietoja, jotka käyttävät Otavan digioppimateriaaleja, mukaan lukien tuotteen muilla brändeillä, esimerkiksi Finn Lectura.

Vasemmanpuoleinen osio, Otava rekisterinpitäjänä kuvaa tilannetta, jolloin Otava toimii rekisterinpitäjänä, eli silloin kun Otava määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Tällainen tilanne on erityisesti silloin, jos Otavan oppimateriaaleja käytetään itsenäiseen opiskeluun, eikä oppimateriaaleja yhdistetä minkään tietyn oppilaitoksen opetukseen. Lisäksi silloin, kun kyse ei ole maksuttomasta toisesta asteesta ja siihen liittyvästä oppimateriaalien käytöstä, Otava toimii rekisterinpitäjänä.

Oikeanpuoleinen osio, Otava henkilötietojen käsittelijänä, kuvaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun Otava toimii toisen rekisterinpitäjän lukuun. Tällainen tilanne on kysymyksessä erityisesti aina silloin, kun Otavan oppimateriaaleja käytetään perusopetuksessa tai maksuttoman toisen asteen opetuksen yhteydessä.

 

Kun Otava toimii henkilötietojen käsittelijänä, tätä tietosuojaselostetta ei sovelleta, vaan silloin Otavassa tehtävää henkilötietojen käsittelyä ohjaavat rekisterinpitäjänä toimivan oppilaitoksen, kunnan tai muun opetuksen järjestäjän ohjeet. Alla on kuvattu yksityiskohtaisemmin Otavan ja sen asiakkaiden rooleista ja vastuista.

Otava rekisterinpitäjänä Otava henkilötietojen käsittelijänä
Missä tapauksissa Otava toimii rekisterinpitäjänä tai käsittelijänä?
  • opiskelijat toisella asteella (esim. lukio, ammattioppilaitos), kun
    • opetus ei kuulu lakisääteisen maksuttoman toisen asteen piiriin: aina riippumatta siitä, onko tuotteen maksaja kuluttaja itse vai oppilaitos;
    • opetus kuuluu lakisääteisen maksuttoman toisen asteen piiriin: tuotteen käyttöönotosta vain siihen asti, kun opiskelija liittää lisenssin kouluunsa  (tämän jälkeen Otava toimii henkilötietojen käsittelijänä);
  • opiskelijat aikuiskoulutuksessa (esim. kansan- tai työväenopistoriippumatta siitä, onko tuotteen maksanut hän itse vai oppilaitos);
  • kuluttajat, jotka ovat tilanneet tuotteitamme esim. itseopiskeluun; ja
  • opettajat ja muu koulujen henkilökunta, kun Otava on hankkinut tiedot muuten kuin henkilötietojen käsittelijän roolissa.
  • oppilaat perusopetuksessa
  • opiskelijat toisella asteella (esim. lukio, ammattioppilaitos)
  • kun opetus kuuluu lakisääteisen maksuttoman toisen asteen piiriin: siitä asti, kun tuote liitetään osaksi oppilaitoksen lisenssihallintaa
  • opettajat ja muu henkilökunta, kun Otava saa tiedot henkilötietojen käsittelyä varten
Voiko Otava olla sekä rekisterinpitäjä että käsittelijä? Kyllä, Otava voi toimia saman henkilön osalta sekä rekisterinpitäjänä että tietojen käsittelijänä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

  • opiskelijan tietojen osalta silloin, kun opiskelija käyttää lakisääteisessä opetuksessa digioppimateriaaleja (Otava toimii tällöin henkilötietojen käsittelijä) ja ostaa lisäksi itseopiskeluun digiopiskeluaineiston (Otava toimii rekisterinpitäjä); tai
  • opettajan tietojen osalta silloin, kun opettaja käyttää lakisääteisessä opetuksessa digioppimateriaaleja (Otava tietojen käsittelijä) ja osallistuu Otavan oppimateriaalien esittelytilaisuuteen (Otavan rekisterinpitäjä)
Minne otan yhteyttä, jos minulla on kysyttävää?

(1)

 Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä (esim. tietojen tarkistus tai poisto) tavoitat meidät parhaiten sähköpostitse osoitteesta: tietosuoja@otava.fi Jos sinulla on kysyttävää tietojesi käsittelystä tai haluan käyttää tietosuojaan liittyviä oikeuksiasi, ole yhteydessä siihen kouluun, jonka oppilaana olet.
Mikä on käsittelyn tarkoitus?

(3)

 Otava käsittelee henkilötietoja pääsääntöisesti toimittaakseen siltä hankittuja tuotteita ja palveluita.

 

Tämän lisäksi Otava voi käsitellä henkilötietoja myös seuraaviin tarkoituksiin:

  • tuotteiden ja palveluiden kehittäminen
  • asiakas- ja sidosryhmäsuhteen hoito ja analysointi
  • tarpeellinen asiakasviestintä
  • markkinointi silloin, kun lainsäädäntö tämän mahdollistaa. Otava ei käytä oppilaiden tai opiskelijoiden tietoja markkinointitarkoituksiin.
 Kun Otava toimii henkilötietojen käsittelijänä, henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti tuotteiden ja palveluiden toimittamiseksi.

 

Rekisterinpitäjä, jolle Otava toimii henkilötietojen käsittelijänä, on voinut määritellä tiedoille myös muita käyttötarkoituksia. Muut käsittelyn tarkoitukset on määritelty rekisterinpitäjän (kunnan, koulun tai muun opetuksen järjestäjän) ja Otavan keskinäisessä sopimuksessa.
Mikä on käsittelyn peruste?

(3)

 Otava käsittelee henkilötietoja pääsääntöisesti sopimuksen perusteella (esim. tuotteen osto).

Joissain tapauksissa käsittelyperuste voi olla myös

  • Otavan tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu (esim. tuotteiden kehittäminen)
  • Suostumus (esim. digimarkkinointi)
  • Lakisääteinen velvollisuus (kirjapito)
 Rekisterinpitäjän ohjeistamalla tavalla.
Mitä tietoja keräämme sinusta?

(4)
  • Digioppimateriaalin käyttö vaatii minimissään sähköpostiosoitteen, jotta tuote voidaan toimittaa sinulle.
  • Tämän lisäksi muut kerättävät tiedot riippuvat esim. tuotteen hankintavasta, käytöstä, yhteydenotosta asiakaspalveluun ja tapahtumiin osallistumista.
  • Käytöstä kertyvät tiedot ovat esim. käyttäjäprofiilin täydentäminen, oppilaan tuottama sisältö, muiden käyttäjien viestejä, oppimishistoria ja evästeillä kertyvät käyttötiedot.
 Digioppimateriaalin käyttö vaatii minimissään nimen, sähköpostiosoitteen ja koulun/ryhmän tunnisteen, jotta tuote voidaan toimittaa sinulle.

Käytöstä kertyvät tiedot ovat esim. käyttäjäprofiilin täydentäminen, oppilaan tuottama sisältö, muiden käyttäjien viestejä, oppimishistoria ja evästeillä kertyvät käyttötiedot.
Mistä lähteistä saamme tietojasi?

(5)
  • Annat tietosi itse (esim. tuotteiden osto, käyttäjäksi rekisteröityminen, tilaisuuksiin ilmoittautuminen)
  • Tietoja syntyy, kun käytät palveluita (esim. digioppimateriaalin käyttö ja verkkosivujen lokitiedot)
  • Opettajien tietoja kerätään lisäksi kouluilta (esim. koulujen nettisivuilta tai koulusihteereiltä)
 Otava saa tiedot koululta, kunnalta tai muulta opetuksen järjestäjältä.

Lisäksi tietoja syntyy, kun käytät palveluita.

 
Teemmekö tiedoillasi profilointia?

(6)
  • Saatamme hyödyntää henkilötietojasi profilointiin eli käsitellä henkilötietojasi automaattisesti ja arvioida tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksiasi. Otava ei tee automatisoituja yksittäispäätöksiä, joilla olisi oikeudellisia tai vakavuudeltaan merkittäviä vaikutuksia.
  • Käytämme oppimateriaalien käytön yhteydessä analytiikan työkaluja kuten matemaattisia malleja ja algoritmeja, jotka perustuvat digitaalisten palvelujen käytöstä keräämäämme dataan. Tällä tarkoitetaan käytännössä tietoja siitä, miten opiskelija toimii ja suoriutuu oppimateriaalin käytöstä.
  • Palvelun käytön yhteydessä käytettävien algoritmien perusteella syntyy tietoa, joka täydentää käyttäjien oppimisprofiilia. Tietoa voidaan hyödyntää kahdella tavalla:
    • Yksittäisen oppimateriaalien käyttäjän palvelun parantamiseksi, esimerkiksi tuottamalla suosituksia yksittäiselle opiskelijalle sopivasta oppimissisällöstä, sekä
    • Otavan sisältöjen parantamiseksi. Voimme esimerkiksi käyttäjistä kerätyn datan perusteella esimerkiksi päätellä, jos jokin tehtävä on virheellinen tai liian vaikea, jos valtaosa käyttäjistä vastaa väärin.
  • Tällaisen käsittelyn vaikutukset yksittäisen rekisteröityyn ovat vähäiset ja sen tarkoituksena on ensisijaisesti auttaa opiskelijaa saamaan häntä paremmin palvelevaa sisältöä. Profiloinnista ei aiheudu rekisteröidylle seurauksia, esimerkiksi sisällön rajoittumista.
  • Opettajien tietoja ei käytetä profilointitarkoituksiin.
 Rekisterinpitäjän ohjeistamalla tavalla.
Kenelle voimme jakaa henkilö-tietojasi?

(7)

 Otava voi oman harkintansa mukaan hyödyntää tietojenkäsittelyssä käsittelijöitä yllä kerrottujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Tällöin alihankkija käsittelee siirrettyjä tietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun. Otava käyttää vain tarkasti valitsemiaan yhteistyökumppaneita ja edellyttää kaikilta henkilötietojen huolellista ja lainmukaista käsittelyä.

 

Otava ei luovuta oppilaiden tai opettajien henkilötietoja eteenpäin niin, että tämä voi käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa (jolloin vastaanottajasta tulee uusi rekisterinpitäjä).

 

Otava-konsernin yhtiöt muodostavat yhteisrekisterin eli tietoja voidaan käsitellä myös muissa konserniyhtiöissä.

 Rekisterinpitäjän ohjeistamalla tavalla.

 
Miten kauan säilytämme tietojasi?

(9)

 Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti lisenssin käyttöönottopäivästä enintään 5 vuotta (esimerkiksi 4 vuoden lisenssi ja sen päälle säilytysaika 1 vuosi). Henkilötietoja säilytetään kuitenkin aina vähintään sen ajan, kun oppilas tai opettaja on digioppimateriaalien käyttäjä.

 

Jos olet ostanut tuotteen verkkokaupastamme, säilytämme verkkopalveluiden asiakkaiden ja käyttäjien tunnistautumistiedot enintään 6 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

 

Opettajien ja koulujen henkilökunnan tietoja käsittelemme yrityskontakteina, joihin tietoja käsittelemme enintään 6 vuotta sen jälkeen, kun henkilön rooli muuttuu. Opettajan rooli voi muuttua esimerkiksi opetettavan aineen muuttumisen perusteella taikka jos opettaja lakkaa toimimasta opettajana tai jää eläkkeelle.

 Rekisterinpitäjän ohjeistamalla tavalla, vähintään kuitenkin sen ajan, kun oppilas tai opettaja on digioppimateriaalien käyttäjä.