Suomeksi

 

Tillägg till dataskyddsbeskrivningen gällande Otavas läromedel

Dataskyddsbeskrivningen tillämpas när Otava är personuppgiftsansvarig. I det här avsnittet berättar vi hur
Förlagsaktiebolaget Otava behandlar lärarnas personuppgifter samt personuppgifter om sådana personer som
använder Otavas digitala läromedel, inklusive produkter under andra varumärken, till exempel Finn Lectura.

Den vänstra delen, Otava som personuppgiftsansvarig, beskriver en situation där Otava fungerar som
personuppgiftsansvarig, alltså när Otava definierar ändamålen och metoderna för behandlingen av personuppgifter.
En sådan situation uppstår i synnerhet om Otavas läromedel används för självständiga studier och läromedlen inte
kopplas till undervisningen vid någon specifik läroanstalt. Dessutom är Otava personuppgiftsansvarig när det inte är
fråga om en avgiftsfri utbildning på andra stadiet och läromedel kopplade till den.

Den högra delen, Otava som personuppgiftsbiträde, beskriver behandlingen av personuppgifter när Otava handlar
för en annan personuppgiftsansvarigs räkning. En sådan situation uppstår alltid när Otavas läromedel används inom
den grundläggande utbildningen eller i samband med avgiftsfri undervisning på andra stadiet.

När Otava fungerar som personuppgiftsbiträde tillämpas inte denna dataskyddsbeskrivning, utan då styr
anvisningar från den läroanstalt, kommun eller annan utbildningsanordnare som fungerar som
personuppgiftsansvarig Otavas behandling av personuppgifter. Nedan beskrivs Otavas och Otavas kunders roller och
ansvar mer detaljerat.

Otava som personuppgiftsansvarig Otava som personuppgiftsbiträde
I vilka fall fungerar Otava som personuppgiftsansvarig eller
personuppgiftsbiträde?
  • studerande på andra stadiet (t.ex. gymnasium, yrkesläroanstalt) när
    • undervisningen inte omfattas av det lagstadgade avgiftsfria andra stadiet: alltid oberoende av om produkten betalas av konsumenten själv eller av läroanstalten;
    • undervisningen omfattas av det lagstadgade andra stadiet: fr.o.m. att produkten tas i bruk endast tills den studerande ansluter sin licens till sin skola (därefter är Otava personuppgiftsbiträde);
  • studerande inom vuxenutbildningen (t.ex. folkhögskolor eller arbetarinstitut oberoende av om produkten har betalats av den studerande eller av läroanstalten);
  • konsumenter som har beställt våra produkter t.ex. för självstudier; och
  • lärare och annan skolpersonal när Otava har skaffat uppgifterna på annat sätt än i rollen som personuppgiftsbiträde.
  • elever inom den grundläggande utbildningen
  • studerande på andra stadiet (t.ex. gymnasium, yrkesläroanstalt)
    • när undervisningen omfattas av det lagstadgade avgiftsfria andra stadiet: fr.o.m. att produkten införlivas i läroanstaltens licensadministration
  • lärare och annan personal, när Otava får uppgifterna för behandling av personuppgifter
Kan Otava vara både personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde? Ja, Otava kan för samma persons del vara både personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde till exempel i följande fall:

  • i fråga om den studerandes uppgifter när den studerande använder digitala läromedel i den lagstadgade undervisningen (Otava fungerar då som personuppgiftsbiträde) och dessutom köper digitalt studiematerial för självstudier (Otava fungerar som personuppgiftsansvarig); eller  
  • i fråga om lärarens uppgifter när läraren använder digitala läromedel i den lagstadgade undervisningen (Otava är personuppgiftsbiträde) och deltar i ett evenemang där Otavas läromedel presenteras (Otava är personuppgiftsansvarig)
Vem kontaktar jag om jag har frågor?

(1)

I frågor som gäller dataskydd (t.ex. kontroll eller radering av uppgifter) når du oss bäst per e-post på adressen: tietosuoja@otava.fi Om du har frågor om behandlingen av dina uppgifter eller vill utöva dina dataskyddsrättigheter, kontakta den skola där du är elev.
Vad är syftet med behandlingen?

(3)

Otava behandlar i regel personuppgifter för att leverera produkter och tjänster som köpts från Otava.

 

Dessutom kan Otava behandla personuppgifter i följande syften:

  • utveckling av produkter och tjänster
  • skötsel och analys av kund- och intressentrelationen
  • nödvändig kundkommunikation
  • marknadsföring när det är möjligt enligt lagstiftningen. Otava använder inte elevernas eller de studerandens uppgifter i marknadsföringssyfte.
När Otava fungerar som personuppgiftsbiträde, behandlas personuppgifter i regel för att leverera produkter och tjänster. 

 

Den personuppgiftsansvarige, som Otava fungerar som personuppgiftsbiträde för, har också kunnat fastställa andra användningsändamål för uppgifterna. De andra ändamålen för behandlingen fastställs i det inbördes avtalet mellan den personuppgiftsansvarige (kommunen, skolan eller någon annan utbildningsanordnare) och Otava.

Vilken är behandlingsgrunden?

(3)

Otava behandlar i regel personuppgifter utifrån ett avtal (t.ex. köp av en produkt).

I vissa fall kan behandlingsgrunden också vara 

  • Otavas eller tredje parts berättigade intresse (t.ex. utveckling av produkter)
  • Samtycke (t.ex. digital marknadsföring)
  • Lagstadgad skyldighet (bokföring)
Enligt den personuppgiftsansvariges anvisningar. 
Vilken information samlar vi in om dig?

(4)

  • Användningen av digitala läromedel kräver minst en e-postadress för att produkten ska kunna levereras till dig.
  • Dessutom beror den övriga informationen som samlas in till exempel på hur produkten anskaffas och används, på om kundtjänsten kontaktas och på deltagande i evenemang.
  • De uppgifter som samlas in om användningen är till exempel komplettering av användarprofilen, innehåll som eleven producerar, meddelanden från andra användare, inlärningshistoria och uppgifter som samlas in via kakor.
Användningen av digitala läromedel kräver minst ett namn, en e-postadress och skolans/gruppens identifiering för att produkten ska kunna levereras till dig.

De uppgifter som samlas in om användningen är till exempel komplettering av användarprofilen, innehåll som eleven producerar, meddelanden från andra användare, inlärningshistoria och uppgifter som samlas in via kakor.

Från vilka källor får vi information om dig?

(5)

  • Du ger själv dina uppgifter (t.ex. köp av produkter, registrering som användare, anmälan till evenemang)
  • Uppgifterna uppkommer när du använder tjänster (t.ex. användning av digitala läromedel och logguppgifter på webbplatsen)
  • Uppgifter om lärarna samlas dessutom in från skolorna (t.ex. från skolornas webbsidor eller från skolsekreterarna)
Otava får uppgifterna av skolan, kommunen eller någon annan utbildningsanordnare.

Dessutom uppkommer uppgifter när du använder tjänsterna.

 

Gör vi profileringar med dina uppgifter?

(6)

  • Det kan hända att vi utnyttjar dina personuppgifter för profilering, dvs. behandlar dina personuppgifter automatiskt och bedömer vissa personliga egenskaper. Otava fattar inga automatiserade enskilda beslut som skulle ha rättsliga konsekvenser eller konsekvenser som till sin allvarlighetsgrad skulle vara betydande.
  • I samband med användningen av läromedel använder vi analysverktyg, såsom matematiska modeller och algoritmer, som baserar sig på de data vi samlar in om användningen av digitala tjänster. Med detta avses i praktiken uppgifter om hur den studerande agerar och klarar av att använda läromedlen. 
  • Utifrån de algoritmer som utnyttjas då en tjänst används uppstår information som kompletterar användarnas inlärningsprofil. Informationen kan utnyttjas på två sätt: 
    • För att förbättra servicen för enskilda användare av läromedel, till exempel genom att producera rekommendationer om inlärningsinnehåll som lämpar sig för enskilda studerande, samt
    • För att förbättra Otavas innehåll. Till exempel kan vi utifrån data som samlats in om användarna dra slutsatser om huruvida en uppgift är felaktig eller för svår, ifall merparten av användarna svarar fel.
  • Konsekvenserna av en sådan behandling för en enskild registrerad är ringa och syftet med behandlingen är i första hand att hjälpa den studerande att få innehåll som betjänar honom eller henne bättre. Profileringen medför inga konsekvenser för den registrerade, till exempel att innehållet begränsas. 
  • Lärarnas uppgifter används inte för profilering.
Enligt den personuppgiftsansvariges anvisningar. 
Till vem kan vi dela dina personuppgifter?

(7)

Otava kan efter eget gottfinnande utnyttja handläggare i databehandlingen för att fullfölja de användningsändamål som beskrivs ovan. Då behandlar en underleverantör de uppgifter som överförts för och på uppdrag av den personuppgiftsansvarige. Otava använder endast noggrant utvalda samarbetspartner och förutsätter att alla personuppgifter behandlas omsorgsfullt och lagenligt. 

 

Otava överlåter inte elevernas eller lärarnas personuppgifter så att mottagaren kan använda uppgifterna för sina egna ändamål (varvid mottagaren blir en ny personuppgiftsansvarig).

 

Otava-koncernens bolag bildar ett gemensamt register, dvs. uppgifterna kan också behandlas i andra koncernbolag.

Enligt den personuppgiftsansvariges anvisningar.

 

Hur länge förvarar vi dina uppgifter?

(9)

Personuppgifterna förvaras i regel högst fem år från den dag då licensen togs i bruk (t.ex. en fyraårig licens och därtill en förvaringstid på ett år). Personuppgifterna sparas dock alltid åtminstone under den tid som eleven eller läraren använder ett digitalt läromedel.  

 

Gällande köp i vår webbutik sparar vi identifieringsuppgifter om webbtjänsternas kunder och användare i högst sex år efter att kundrelationen har upphört.

 

Uppgifter om lärare och skolpersonal behandlas som företagskontakter, vilka vi behandlar i högst sex år efter att personens roll har ändrats. Lärarens roll kan ändras t.ex. på grund av att undervisningsämnet ändras, på grund av att läraren slutar arbeta som lärare eller går i pension.

Enligt den personuppgiftsansvariges anvisningar, dock åtminstone under den tid som eleven eller läraren använder ett digitalt läromedel.